#6 Weg met het vergaderen en begin met overleggen

Vergaderen is heel erg 1997…
Positief Onderwijs is bedoeld om met elkaar ongelooflijk veel plezier te hebben in het geven van onderwijs en dat met elkaar steeds beter te doen. Dat bereik je juist door ruimte te geven aan de gedrevenheid van iedereen. We hebben daar ruimte voor nodig en dat vraagt dat we – waar mogelijk – de ballast overboord gooien. Vraag mensen in het onderwijs wat de ’ballast’ is en de meerderheid wijst op de administratietijd en de veelal niet effectieve en inefficiënte vergaderingen die veel energie kosten. Voor de administratieve ‘tijdsverspilling’ verwijzen we naar het hoofdstuk over de onderwijsinspectie (wordt vervolgd…). In dit hoofdstuk geven we een aantal tips en overwegingen ten aanzien vergaderen en overleggen.

Waarom niet vergaderen?
Uit onderzoek blijkt dat werkende mensen in Nederland tot 7 uur per werkweek besteden aan vergaderen en dat dit door de overgrote meerderheid als frustrerend en niet nuttig wordt ervaren. Dat is logisch omdat de vergadering niet zelden wordt benut door leidinggevenden en ook door andere aanwezigen als ‘betaalde zendtijd’, als zoektijd naar nieuwe inzichten en het verkrijgen van steun en vertrouwen. En omdat daarnaast veelal het doel niet helder en de werkelijke betrokkenheid van de aanwezigen vaak onduidelijk is, is het nu de hoogste tijd om zeer kritisch te kijken naar dit 20ste-eeuws fenomeen

Overleggen in plaats van vergaderen
We zien steeds vaker dat organisaties het regelmatig vergaderen afschaffen. In plaats daarvan voert men een afstemmingscultuur in. Deze bestaat enerzijds uit jaarlijkse of halfjaarlijkse bijeenkomsten waarin de visie en praktijkdoelen worden vastgesteld en daarnaast bestaat deze uit – naar behoefte – korte afstemmingsmomenten waarin de werkelijk betrokkenen afstemmen op een beperkt aantal tevoren vastgestelde punten. Kort en daadkrachtig. Het mag best prikkelend zijn. De afstemmingsmomenten vinden bij voorkeur plaats met 2 á 3 betrokkenen en kent een precieze begintijd. Maar geen eindtijd! Echter nooit langer dan 45 minuten. De afstemming kan gerust klaar zijn na 7 minuten en 23 seconden. Klaar is toch klaar?

Geef een hoogopgeleide professional ruimte, verantwoordelijkheid en een kader en het werkplezier stijgt met tientallen procenten. De ervaren werkdruk neemt af. Het kader wordt vastgesteld in de (half)jaarlijkse bijeenkomst. Natuurlijk wil een directie op de hoogte zijn van voortgang en ontwikkeling. Maar moet zij dan overal bijzitten en haar plasje erover doen? Nee, natuurlijk niet. Een medewerker van een startup zei: “een vergadercultuur duidt in de eerste plaats op een gebrek aan leiderschap”. Het waarheidsgehalte van deze uitspraak weten we niet. Wel is zeker dat wanneer een leider veel verantwoordelijkheden delegeert en vertrouwen meegeeft, veel van de vergadernoodzaak al verdwijnt.

Mocht je onverhoopt toch willen vergaderen, overweeg dan eens de volgende spelregels die we tegenkwamen in het boek ‘Fokking Druk’ (2018) van Thijs Launspach

Vier spelregels om efficiënt te vergaderen

  1. Laat een vergadering max 45 minuten duren. Heb je iets te bespreken wat echt meer tijd kost, wijk dan bewust van die 45 minuten af en bereid de bespreking goed voor.
  2. Zorg dat het doel van de vergadering scherp is. Dit bereik je door aan elk agendapunt een doel te koppelen
  3. Iedere deelnemer van de vergadering bereidt iets voor.
  4. Vergadert met een grotere groep, let er dan op dat iedereen de ruimte voelt en krijgt om actief deel te nemen. Werk dan bijvoorbeeld agendapunten uit in groepjes van 4 tot 6 mensen.

Volgende week: #7 Positief Onderwijs en de Onderwijsinspectie